Bristfälliga underlag kan ge momsproblem

Krav på fakturan

Momslagen reglerar fakturans innehåll för att momslyft ska medges när det gäller handel mellan företag. Detta gäller såklart även när du handlar på nätet.

Fakturan måste exempelvis innehålla både köparens och säljarens namn och adress, momssats, datum mm. Du bör därför vara väldigt tydlig med att ange att det är företaget som gör inköpet och inte du som privatperson. Reglerna för faktura till privatpersoner är nämligen inte alls lika omfattande.

Rätt att lyfta moms på ofullständig faktura?

Om en faktura saknar någon av de uppgifter som krävs för att den ska uppfylla fakturakraven räknas den inte längre som en faktura (enligt momslagen), och du kan därmed ha mist din rätt att göra avdrag för momsen.

En ofullständig faktura kan dock i vissa fall ”läkas” genom att fakturan kompletteras med de saknade uppgifterna i efterhand. Här nedan redogör vi för ett antal situationer då fakturan är "ofullständig" eller "felaktig". Vi ger också tips på vad du ska tänka på.

Förenklad faktura

En förenklad faktura kräver inte lika många uppgifter som en vanlig faktura för att momslyft ska godkännas. Det är bland annat ok att företagets namn inte finns med, däremot ska följande punkter finnas med:

•     datum för utfärdandet,
•     identifiering av säljaren,
•     vad som sålts,
•     uppgift om momsen som gör det möjligt att beräkna den, och
•     fakturabeloppet, som högst får vara 4 000 kr inklusive moms.

Om du eller en anställd köper in något för högst 4 000 kr går det alltså att använda ett något bristfälligt underlag för momslyft – förutsatt att ovan nämnda punkter kan återfinnas i underlaget.

Fakturor som överstiger gränsbeloppet

Vid försäljning till beskattningsbara personer (företag) måste bland annat köparens namn och adress framgå av fakturan om beloppet överstiger gränsbeloppet 4 000 kr för förenklade fakturor. Detta gäller även vid betalning i t ex byggvaruhus. Kassakvittot måste därför kompletteras med de uppgifter som behövs för att kvittot ska räknas som en faktura.

Felaktigt namn på fakturan

Skatteverkets uppfattning är att fakturor där köparens namn är felaktigt ska få användas som underlag för momslyft – under förutsättning att det går att identifiera köparen med hjälp av andra uppgifter i fakturan, t ex genom adressen. Det går även att komplettera fakturan med ett intyg från säljaren om vem som är den riktige köparen. Köparen ska alltså i dessa fall själv kunna korrigera namnet på fakturan.

Anställdas utlägg

Om anställda gjort utlägg för företagets räkning anser Skatteverket att momslyft ska få göras. Förutsättningen är att det är fråga om ersättning för ett inköp som det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för. Som exempel nämns utlägg för facklitteratur, representation, kost och logi. Skatteverket godkänner underlaget även om inte företagets namn och adress finns med. Fakturaunderlaget måste dock i övrigt uppfylla fakturakraven.

Läs mer om vad som gäller för anställdas utlägg.

Inköp från utlandet

Om du eller någon anställd beställer produkter från utländska företag är det viktigt att ni uppger företagets VAT-nummer. Lite förenklat kan man säga att säljaren i de allra flesta fall måste lägga på utländsk moms vid försäljningen om du inte angivit VAT-nummer. En felaktigt debiterad moms blir en kostnad i företaget eftersom du inte kan få tillbaka den via Skatteverket. Det du då kan göra är att begära en kreditfaktura från säljaren som sedan kan fakturera dig rätt – utan moms. Det finns såklart en hel del undantag för hur momsen ska hanteras, men att tänka på att uppge företagets VAT-nummer kan vara en slags grundregel.

Det är alltså inte lämpligt att du eller dina anställda använder privata konton på olika sajter för att göra beställningar till företaget.

Regler vid tjänsteresor

Om du eller någon anställd är på tjänsteresa utomlands finns det vissa områden där du faktiskt inte kan slippa utländsk moms, dvs reglerna säger att säljaren ska debitera moms oavsett vem du är. Det handlar t ex om inköp för logi, transporter, mat och mässor.

Men eftersom den debiterade momsen innebär en extra kostnad för företaget kan det vara värt att kolla om det är möjligt att begära återbetalning. Det krävs att företaget står som mottagare på fakturan och att kostnaderna uppfyller de minimibelopp som finns.

Sammanfattning:

Se över rutinerna kring företagets inköp om det är ett problem med ofullständiga underlag och feldebiterad moms. Det är onödiga kostnader för företaget och dig.

•     Företaget bör stå som mottagare på fakturorna under tjänsteresor utomlands.
•     Ange VAT-nummer för att slippa felaktigt debiterad moms vid näthandel (utländska företag).
•     Skapa rutiner för vad de anställda får köpa och hur beställningar ska ske.
•     Bara fått ett kassakvitto? Se till att komplettera underlaget!

Tips!

Ta hjälp av våra experter på Frågeservice när reglerna känns krångliga! Förutom personlig service får du kontinuerlig uppdatering inom våra kunskapsområden och en hel del mallar och e-böcker!