Det råder en mycket stark digitaliserings- och automatiseringstrend i hela västvärlden. Vissa aktörer var tidigt ute och har redan nått långt, exempelvis e-handeln, bankerna, spelbolagen och Skatteverket. Men i många svenska småföretag är pappersarbete och manuella rutiner fortfarande ett betydande inslag, både när det gäller hanteringen mot kund och den interna administrationen.
Från politikers och myndigheters sida finns en stark önskan om en ökad digitalisering i alla delar av samhället – även näringslivet – och vi ska i denna artikel titta på vilka incitamenten är för dig som småföretagare att satsa på ökad digitalisering i din verksamhet.
Ett helt företag att driva företag…
Vi kan börja med att konstatera att det är ett helt företag att driva företag, även för dig som har en mindre firma utan några anställda. Du ska ha en ordnad bokföring, betala fakturor, skicka fakturor och hantera påminnelser, redovisa moms, upprätta körjournal och mycket annat. Har du dessutom anställda tillkommer ett antal uppgifter som att beräkna lön och semester mm, betala ut lön, skapa lönebesked och kontrolluppgifter, lämna arbetsgivardeklarationer, mm.
Det analoga företaget
Som småföretagare är det inte alls säkert att du är särskilt road av den här delen av företagandet. Du lägger därför inte någon större möda på detta utan nöjer dig med att spara faktureringsunderlag, kvitton, fakturor, noteringar om körsträckor osv i en mapp eller liknande som du överlämnar till din make eller redovisningsbyrå varje månad, i bästa fall. Redan här uppstår en fördröjning.
I nästa steg ska den som hjälper dig reda ut affärshändelserna, vilket normalt medför att denne måste kontakta dig för att räta ut frågetecken av olika slag. Ytterligare en fördröjning med andra ord. Med någon eller några månaders eftersläpning får du sedan ut ekonomirapporter som visar hur ditt företag går, eller – egentligen – hur företaget gick för en tid sedan. Då kan det redan vara för sent.
Det digitaliserade företaget
Inte heller den ”digitale” företagaren hyser nödvändigtvis någon större kärlek till administrativa rutiner. Men i det digitala företaget behöver detta faktum, till skillnad från det analoga företaget, inte få några negativa konsekvenser.
Den stora skillnaden består i att man i det digitala företaget transformerar de analoga underlagen till digitala (t ex skannar en pappersfaktura) eller gör materialet digitalt direkt (t ex genom att föra körjournal direkt i en app). I samma stund som underlaget finns digitalt kan det också delas (t ex med en bokföringsbyrå eller ett ekonomisystem) och automatiseras. Det innebär ett helt annat flöde än i det analoga företaget där saker har en tendens att samlas på hög.
Att jobba digitaliserat innebär en ökad mobilitet, dvs att man kan jobba i princip var som helst. I dag anpassas allt fler funktioner i de administrativa systemen för användning på platta eller mobil. Det betyder att du kan plocka fram telefonen och skicka fakturan redan när du gjort klart jobbet ute hos din kund. Och direkt när du parkerat bilen hemma kan du fylla i dagens körning i körjournalen. En konsekvens av att digitalisera företaget är alltså att du kan vara klar med jobbet när du kommer hem – du behöver inte längre sitta och vända papper på kvällstid.
När vi pratade om det analoga företaget berörde vi fördröjningar i återrapporteringen. Med ett digitalt arbetssätt behöver det inte bli någon eftersläpning om du som företagare löpande lägger in affärshändelserna i systemet. Så snart du lagt in uppgifterna kommer de in i systemet som då uppdaterar de ekonomiska rapporterna och prognoserna så att du ser det aktuella läget.
Så, varför ska jag digitalisera och automatisera mitt företag?
Ja, ett enkelt svar är att utvecklingen på i princip alla områden går i den riktningen, och att man på många områden kunnat effektivisera verksamheten och öka konkurrenskraften tack vare ett automatiserat arbetssätt.
När du ska ta ställning till om du ska göra en digital satsning i ditt företag bör du självfallet utgå från dina förutsättningar och vad du vill uppnå. Några generella fördelar kan dock nämnas (vi har redan varit inne på några):
-
Smidigare och snabbare flöde, enkelt att dela och skicka registrerade data
-
Ökad mobilitet, du kan jobba i princip var som helst och vara klar med jobbet när du kommer hem
-
Större kontroll över företagets ekonomi, vilket innebär bättre beslutsunderlag
-
Ökad kvalitet genom att du registrerar direkt i samband med händelsen och att materialet lagras på ett säkert sätt
-
Minskad tidsåtgång för administrativt arbete ger dig mer tid till intäktsskapande arbete
Kan jag göra det här på egen hand?
Det beror på vilka delar av verksamheten du vill digitalisera. Tänker du dig att digitalisera/automatisera alla flöden bör du kontakta en konsult som kan se över helheten och föreslå hur du går vidare. Vill du fokusera på vissa delar som fakturaflöden, rese- och utläggshantering, tidrapporter, ekonomiöversikt osv finns färdiga applikationer som du på egen hand kan implementera i din verksamhet.